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Duty to inform according to GDPR Article 13 and Article 14
The protection of your data and the transparency of its processing is very important to us. Therefore, we hereby comply with our obligation to provide information about the circumstances of processing in accordance with Article 13 and Article 14 of the General Data Protection Regulation (GDPR).
The following rights result from the the processing of your personal data:
a. Right to information (see Article 15 GDPR)
b. Right to rectification (see Article 16 GDPR).
c. Right to erasure (see Article 17 GDPR)
d. Right to restriction of data (see Article 18 GDPR).
e. Right to object (see Article 21 GDPR).
f. Right to data portability (see Aricle 20 GDPR)
Right of withdrawal: If the processing is based on GDPR Article 6 (1)(a) or GPDR Article 9 (2)(a), you have the right to withdraw your consent at any time. Previously processed data remain unaffected by the revocation.
Contact details of the data protection officer: Regina Stoiber, Datenbeschützerin GmbH, Unterer Sand 9, 94209 Regen, phone: 09921 88 22 9000, e-mail: [email protected]
You have the right to lodge a complaint with a supervisory authority if you believe that your personal
data is being processed unlawfully.
Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Phone: +49 (0) 711 615541 0
Telefax: +49 (0) 711 615541 15
E-Mail: [email protected]
The data contoller is:
ROPEX Industrie-Elektronik GmbH
Carl-Zeiss-Straße 20-22
74321 Bietigheim-Bissingen
Phone: +49 (0) 7142 7776 0
E-Mail: [email protected]
The controller is the natural or legal person who alone or jointly with others determines the purposes
and means of the processing of personal data (e.g. names, e-mail addresses, etc.).
Data transfer to third countries (countries outside the European Economic Area – EEA) only takes
place if this is necessary for the execution of the service contract or if you have given us your consent
or if this is otherwise legally permissible. In this case, we take measures to ensure the protection of
your data, for example through contractual regulations. We only transfer data to recipients who ensure
the protection of your data in accordance with the provisions of the GDPR for transfers to third
countries (GDPR Article 44 to 49).
1 Data processing in IT systems
1.1 Audio- und video conferences
1.1.1 Data processing
We use online conferencing tools, among others, to communicate with our customers. The individual tools we use are listed below. If you communicate with us by video or audio conference via the internet, your personal data will be collected and processed by us and the provider of the respective conference tool.
The conferencing tools collect all the data that you provide/enter to use the tools (e-mail address and/or your telephone number). The conference tools also process the duration of the conference, the start and end (time) of participation in the conference, the number of participants and other “context information” in connection with the communication process (metadata).
Furthermore, the provider of the tool processes all technical data required for the processing of online communication. This includes, in particular, IP addresses, MAC addresses, device IDs, device type, operating system type and version, client version, camera type, microphone or loudspeaker and the type of connection.
If content is exchanged, uploaded or provided in any other way within the tool, it is also stored on the tool provider’s servers. Such content includes, in particular, cloud recordings, chat/instant messages, voicemails, uploaded photos and videos, files, whiteboards and other information shared while using the service.
Please note that we do not have full control over the data processing operations of the tools used. Our options are largely determined by the company policy of the respective provider. Further information on data processing by the conference tools can be found in the privacy policies of the tools used, which we have listed below this text.
1.1.2 Purpose and legal bases
The conference tools are used to communicate with prospective or existing contractual partners or to offer certain services to our customers (Art. 6 para. 1 sentence 1 lit. b GDPR). Furthermore, the use of the tools serves the general simplification and acceleration of communication with us or our company (legitimate interest within the meaning of Art. 6 para. 1 lit. f GDPR). If consent has been requested, the tools in question are used on the basis of this consent; consent can be withdrawn at any time with effect for the future.
1.1.3 Duration of strorage
The data collected directly by us via the video and conference tools will be deleted from our systems as soon as you ask us to delete it, revoke your consent to storage or the purpose for data storage no longer applies. Stored cookies remain on your end device until you delete them. Mandatory statutory retention periods remain unaffected.
We have no influence on the storage period of your data that is stored by the operators of the
conference tools for their own purposes. For details, please contact the operators of the conference tools directly.
1.2 Conference tools in use We use the following conference tool:
1.2.1 Microsoft Teams
We use Microsoft Teams. The provider is Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland. Details on data processing can be found in the Microsoft Teams privacy policy: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
1.2.2 Order processing contract
We have concluded an order processing contract with the above-mentioned provider. This is a
contract prescribed by data protection law, which guarantees that the provider will only process the personal data of our website visitors in accordance with our instructions and in compliance with the GDPR.
The company is certified in accordance with the “EU-US Data Privacy Framework” (DPF). The DPF is an agreement between the European Union and the USA, which is intended to ensure compliance with European data protection standards for data processing in the USA. Every company certified under the DPF undertakes to comply with these data protection standards. Further information on this can be obtained from the provider at the following link:
https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participantdetail?
contact=true&id=a2zt0000000KzNaAAK&status=Active
1.3 Recording / transcribing video conferences
1.3.1 Video recordings
It is possible to record the online meeting. The purpose of this is to make the online meeting available to you afterwards and to view the content from the meeting for follow-up purposes. We require your consent for the recording in the form of an input confirmation, as well as the activation of the camera and microphone. You can decide at the start of the meeting whether or not the recording may take place. Your name, the content of the conversation and the shared screen content will be processed and stored in the recordings. The provider is listed under no. 1.2.1.
The processing of the data is based on voluntary consent in accordance with Art. 6 para. 1 lit. a
GDPR. The data subject can withdraw consent at any time by sending an informal notification.
Processing that has already been carried out remains unaffected by the revocation.
The contents of the video remain internal. The recordings will be stored until you withdraw your consent.
1.3.2 Transcribing
It is also possible to transcribe the online meeting. This involves the spoken word being transcribed into written form. The purpose of this is to make the transcript available to you afterwards and to view the content of the meeting for follow-up purposes. For the transcription, we require your consent in the form of an input confirmation, as well as the activation of the camera and microphone. The provider is listed under no. 1.2.1.
The processing of the data is based on voluntary consent in accordance with Art. 6 para. 1 lit. a
GDPR. The data subject can withdraw consent at any time by sending an informal notification.
Processing that has already been carried out remains unaffected by the revocation.
The contents of the transcript remain internal. Your personal data will be anonymised for further purposes so that no personal reference can be made. This includes, among other things, the creation of instructions and generated answers to our products. The recordings are also used in anonymised form for training purposes for our employees. The transcripts are stored until you withdraw your consent.
Informationspflicht nach Art. 13und Art. 14 DSGVO
Der Schutz Ihrer Daten und die Transparenz über deren Verarbeitung ist uns ein sehr hohes Anliegen.
Deshalb kommen wir unserer Pflicht zur Information über die Umstände Verarbeitung gemäß Art. 13
und Art. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hiermit nach.
Aus der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ergeben sich für Sie folgende Rechte:
a. Recht auf Auskunft (siehe Art. 15 DSGVO)
b. Recht auf Berichtigung (siehe Art. 16 DSGVO)
c. Recht auf Löschung (siehe Art. 17 DSGVO)
d. Recht auf Einschränkung der Daten (siehe Art. 18 DSGVO)
e. Widerspruchsrecht (siehe Art. 21 DSGVO)
f. Recht auf Datenübertragbarkeit (siehe Art. 20 DSGVO)
Widerrufsrecht: Wenn die Verarbeitung auf Art. 6 DSGVO Absatz 1 Buchstabe a oder Art. DSGVO 9
Absatz 2 Buchstabe a beruht, besteht das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Bisher
verarbeitete Daten bleiben vom Widerruf unberührt.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Datenbeschützerin GmbH, Unterer Sand 9, 94209
Regen, E-Mail: [email protected], Tel: 0 99 21 88 22 9000
Es besteht für Sie das Beschwerderecht gegenüber einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Auffassung
sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt.
Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Telefon: +49 (0) 711 615541 0
Telefax: +49 (0) 711 615541 15
E-Mail: [email protected]
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:
ROPEX Industrie-Elektronik GmbH
Carl-Zeiss-Straße 20-22
74321 Bietigheim-Bissingen
Telefon: +49 (0) 7142 7776 0
E-Mail: [email protected]
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit
anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, EMail-
Adressen o. Ä.) entscheidet.
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums –
EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Dienstleistungsvertrages erforderlich oder Sie
uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall
ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch
vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten
nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO)
sicherstellen.
1 Datenverarbeitung in IT-Systemen
1.1 Audio- und Videokonferenzen
1.1.1 Datenverarbeitung
Für die Kommunikation mit unseren Kunden setzen wir unter anderen Online-Konferenz-Tools ein. Die
im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet. Wenn Sie mit uns per Video- oder
Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und
dem Anbieter des jeweiligen Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet.
Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen
(E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer
der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und
sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).
Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der
Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen,
Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder
Lautsprecher sowie die Art der Verbindung.
Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt
werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten
zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails hochgeladene
Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des
Dienstes geteilt werden.
Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der
verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der
Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die
Konferenztools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools, die wir
unter diesem Text aufgeführt haben.
1.1.2 Zweck und Rechtsgrundlagen
Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartnern zu
kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Kunden anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. b
DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und
Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im
Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz
der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für
die Zukunft widerrufbar.
1.1.3 Speicherdauer
Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren
Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung
widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf
Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken
gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt
bei den Betreibern der Konferenz-Tools.
1.2 Eingesetzte Konferenz-Tools
Wir setzen folgendes Konferenz-Tool ein:
1.2.1 Microsoft Teams
Wir nutzen Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond,
WA 98052-6399, USA. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von
Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
1.2.2 Auftragsverarbeitung
Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter
geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der
gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren
Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.
Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF).
Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung
europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes
nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten.
Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link:
https://www.dataprivacyframework.gov/list
1.3 Aufzeichnung / Transkribieren von Videokonferenzen
1.3.1 Videoaufzeichnungen
Es besteht die Möglichkeit das Online-Meeting aufzuzeichnen. Dies dient dem Zweck, um Ihnen das
Onlinemeeting im Nachgang zur Verfügung zu stellen und die Inhalte aus dem Meeting für die
Nachbereitung einzusehen. Für die Aufzeichnung benötigen wir Ihre Einwilligung in Form einer
Eingabebestätigung, sowie das Aktivieren der Kamera und des Mikrofons. Sie können zu Beginn des
Meetings entscheiden, ob die Aufzeichnungen erfolgen dürfen oder nicht. In den Aufzeichnungen
werden Ihr Name, der Inhalt des Gesprächs und der geteilten Bildschirminhalte verarbeitet und
gespeichert. Der Anbieter ist unter Nr. 1.2.1 aufgeführt.
Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Der Betroffene kann die Einwilligung jederzeit durch eine formlose Mitteilung widerrufen. Bereits
getätigte Verarbeitungen bleiben vom Widerruf unberührt.
Die Inhalte des Videos verbleiben intern. Die Aufzeichnungen werden bis zu Ihrem Widerruf
gespeichert.
1.3.2 Transkribieren
Es besteht zudem die Möglichkeit das Online-Meeting zu transkribieren. Dabei wird das gesprochene
Wort in schriftliche Form übertragen. Dies dient dem Zweck, um Ihnen das Transkript im Nachgang
zur Verfügung zu stellen und die Inhalte aus dem Meeting für die Nachbereitung einzusehen. Für das
Transkribieren benötigen wir Ihre Einwilligung in Form einer Eingabebestätigung, sowie das Aktivieren
der Kamera und des Mikrofons. Der Anbieter ist unter Nr. 1.2.1 aufgeführt.
Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Der Betroffene kann die Einwilligung jederzeit durch eine formlose Mitteilung widerrufen. Bereits
getätigte Verarbeitungen bleiben vom Widerruf unberührt.
Die Inhalte des Transkripts verbleiben intern. Ihre personenbezogenen Daten werden für weitere
Zwecke anonymisiert, sodass kein Personenbezug hergestellt werden kann. Dies umfasst unter
anderem die Erstellung von Anleitungen und generierten Antworten zu unseren Produkten. Ferner
werden die Aufzeichnungen in anonymer Form zu Schulungszwecken unserer Mitarbeiter verwendet.
Die Transkripte werden bis zu Ihrem Widerruf gespeichert.