Informationspflicht nach Art. 13und Art. 14 DSGVO
Der Schutz Ihrer Daten und die Transparenz über deren Verarbeitung ist uns ein sehr hohes Anliegen.
Deshalb kommen wir unserer Pflicht zur Information über die Umstände Verarbeitung gemäß Art. 13
und Art. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hiermit nach.
Aus der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ergeben sich für Sie folgende Rechte:
a. Recht auf Auskunft (siehe Art. 15 DSGVO)
b. Recht auf Berichtigung (siehe Art. 16 DSGVO)
c. Recht auf Löschung (siehe Art. 17 DSGVO)
d. Recht auf Einschränkung der Daten (siehe Art. 18 DSGVO)
e. Widerspruchsrecht (siehe Art. 21 DSGVO)
f. Recht auf Datenübertragbarkeit (siehe Art. 20 DSGVO)
Widerrufsrecht: Wenn die Verarbeitung auf Art. 6 DSGVO Absatz 1 Buchstabe a oder Art. DSGVO 9
Absatz 2 Buchstabe a beruht, besteht das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Bisher
verarbeitete Daten bleiben vom Widerruf unberührt.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Datenbeschützerin GmbH, Unterer Sand 9, 94209
Regen, E-Mail: [email protected], Tel: 0 99 21 88 22 9000
Es besteht für Sie das Beschwerderecht gegenüber einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Auffassung
sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt.
Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Telefon: +49 (0) 711 615541 0
Telefax: +49 (0) 711 615541 15
E-Mail: [email protected]
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:
ROPEX Industrie-Elektronik GmbH
Carl-Zeiss-Straße 20-22
74321 Bietigheim-Bissingen
Telefon: +49 (0) 7142 7776 0
E-Mail: [email protected]
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit
anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, EMail-
Adressen o. Ä.) entscheidet.
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums –
EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Dienstleistungsvertrages erforderlich oder Sie
uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall
ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch
vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten
nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO)
sicherstellen.
1 Datenverarbeitung in IT-Systemen
1.1 Audio- und Videokonferenzen
1.1.1 Datenverarbeitung
Für die Kommunikation mit unseren Kunden setzen wir unter anderen Online-Konferenz-Tools ein. Die
im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet. Wenn Sie mit uns per Video- oder
Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und
dem Anbieter des jeweiligen Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet.
Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen
(E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer
der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und
sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).
Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der
Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen,
Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder
Lautsprecher sowie die Art der Verbindung.
Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt
werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten
zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails hochgeladene
Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des
Dienstes geteilt werden.
Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der
verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der
Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die
Konferenztools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools, die wir
unter diesem Text aufgeführt haben.
1.1.2 Zweck und Rechtsgrundlagen
Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartnern zu
kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Kunden anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. b
DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und
Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im
Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz
der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für
die Zukunft widerrufbar.
1.1.3 Speicherdauer
Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren
Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung
widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf
Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken
gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt
bei den Betreibern der Konferenz-Tools.
1.2 Eingesetzte Konferenz-Tools
Wir setzen folgendes Konferenz-Tool ein:
1.2.1 Microsoft Teams
Wir nutzen Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond,
WA 98052-6399, USA. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von
Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
1.2.2 Auftragsverarbeitung
Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter
geschlossen. Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der
gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren
Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.
Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF).
Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung
europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes
nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten.
Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link:
https://www.dataprivacyframework.gov/list
1.3 Aufzeichnung / Transkribieren von Videokonferenzen
1.3.1 Videoaufzeichnungen
Es besteht die Möglichkeit das Online-Meeting aufzuzeichnen. Dies dient dem Zweck, um Ihnen das
Onlinemeeting im Nachgang zur Verfügung zu stellen und die Inhalte aus dem Meeting für die
Nachbereitung einzusehen. Für die Aufzeichnung benötigen wir Ihre Einwilligung in Form einer
Eingabebestätigung, sowie das Aktivieren der Kamera und des Mikrofons. Sie können zu Beginn des
Meetings entscheiden, ob die Aufzeichnungen erfolgen dürfen oder nicht. In den Aufzeichnungen
werden Ihr Name, der Inhalt des Gesprächs und der geteilten Bildschirminhalte verarbeitet und
gespeichert. Der Anbieter ist unter Nr. 1.2.1 aufgeführt.
Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Der Betroffene kann die Einwilligung jederzeit durch eine formlose Mitteilung widerrufen. Bereits
getätigte Verarbeitungen bleiben vom Widerruf unberührt.
Die Inhalte des Videos verbleiben intern. Die Aufzeichnungen werden bis zu Ihrem Widerruf
gespeichert.
1.3.2 Transkribieren
Es besteht zudem die Möglichkeit das Online-Meeting zu transkribieren. Dabei wird das gesprochene
Wort in schriftliche Form übertragen. Dies dient dem Zweck, um Ihnen das Transkript im Nachgang
zur Verfügung zu stellen und die Inhalte aus dem Meeting für die Nachbereitung einzusehen. Für das
Transkribieren benötigen wir Ihre Einwilligung in Form einer Eingabebestätigung, sowie das Aktivieren
der Kamera und des Mikrofons. Der Anbieter ist unter Nr. 1.2.1 aufgeführt.
Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Der Betroffene kann die Einwilligung jederzeit durch eine formlose Mitteilung widerrufen. Bereits
getätigte Verarbeitungen bleiben vom Widerruf unberührt.
Die Inhalte des Transkripts verbleiben intern. Ihre personenbezogenen Daten werden für weitere
Zwecke anonymisiert, sodass kein Personenbezug hergestellt werden kann. Dies umfasst unter
anderem die Erstellung von Anleitungen und generierten Antworten zu unseren Produkten. Ferner
werden die Aufzeichnungen in anonymer Form zu Schulungszwecken unserer Mitarbeiter verwendet.
Die Transkripte werden bis zu Ihrem Widerruf gespeichert.