德语版本请参见本手册的下半部分。
根据 GDPR 第 13 条和第 14 条规定的告知义务
我们高度重视您的个人信息保护与数据处理透明度。根据《通用数据保护条例》（GDPR）第 13 条、第 14 条，我们特此履行相关告知义务。
您就您的个人数据处理享有以下权利：
a. 知情权（参见 GDPR 第 15 条）
b. 更正权（参见 GDPR 第 16 条）
c. 删除权（参见 GDPR 第 17 条）
d. 数据处理限制权（参见 GDPR 第 18 条）
e. 反对权（参见 GDPR 第 21 条）
f. 数据可携权（参见 GDPR 第 20 条）
撤回权：如数据处理基于 GDPR 第 6 条第 1 款 (a) 项或 GDPR 第 9 条第 2 款 (a) 项，您有权随时撤回同意。撤回不影响此前基于合法授权已进行的数据处理行为。
数据保护官联系方式：
Regina Stoiber
Datenbeschützerin GmbH
Unterer Sand 9, 94209 Regen
电话：09921 88 22 9000
E-Mail：[email protected]
如果您认为您的个人数据被非法处理，您有权向监管机构投诉。
Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
电话：+49 (0) 711 615541 0
Telefax：+49 (0) 711 615541 15
电子邮箱： [email protected]
数据控制方为：
ROPEX Industrie-Elektronik GmbH
Carl-Zeiss-Straße 20-22
74321Bietigheim-Bissingen
电话：+49 (0) 7142 7776 0
E-Mail： [email protected]
数据控制者是指单独或与他人共同决定个人数据（如姓名、电子邮件地址等）处理目的与方式的自然人或法人。
仅在以下情形下，我们才会向第三国（欧洲经济区以外的国家 / 地区）传输数据： 为履行服务合同所必需、经您同意，或法律另行允许。 在此情况下，我们将采取措施保障您的数据安全，例如通过合同约定等方式。 我们仅向能够依据 GDPR 第 44 至 49 条关于第三国数据传输的规定、确保您数据受到保护的接收方传输数据。
1 IT 系统中的数据处理
1.1 音频和视频会议
1.1.1 数据处理
我们使用在线会议工具与客户进行沟通。如您通过互联网与我们进行视频或音频会议，您的个人数据将由我们及相应会议工具提供商共同收集和处理。会议工具会收集您为使用该工具所提供或输入的全部数据（电子邮件地址和 / 或电话号码），同时处理会议时长、参会起止时间、参会人数及其他与通信过程相关的背景信息（元数据）。
此外，工具提供商会处理实现在线通信所需的全部技术数据，包括但不限于： IP 地址、MAC 地址、设备识别码、设备类型、操作系统类型及版本、客户端版本、摄像头类型、麦克风或扬声器类型，以及网络连接类型。如您在工具内交换、上传或以其他方式提供内容，相关内容也将存储于工具提供商的服务器中。 此类内容尤其包括：云端录制文件、聊天 / 即时消息、语音留言、上传的图片与视频、文件、白板内容，以及使用服务期间共享的其他信息。请注意，我们无法完全控制所使用会议工具的数据处理行为，相关处理方式主要由各提供商的公司政策决定。 有关会议工具数据处理的详细信息，请参见本文下方所列相应工具的隐私政策。
1.1.2 目的和法律依据
会议工具用于与潜在的或现有的合同合作伙伴进行沟通，或向我们的客户提供某些服务（《德国隐私权法案》第 6 条第 1 款第 1 句 b 项）。此外，这些工具的使用还有助于简化和加快与我们或我们公司的沟通（《欧洲个人信息权公约》第 6 条第 1 款 f 项所指的合法权益）。如已获取您的同意，则基于该同意使用相关工具；您可随时撤回同意，撤回后该同意对未来产生效力。
1.1.3 存储期限
我们通过视频及会议工具直接收集的数据，将在您要求删除、撤回存储同意或数据存储目的终止时，立即从我们的系统中删除。已存储的 Cookie 将保留在您的终端设备上，直至您主动删除。法定强制性存储期限不受影响。
对于会议工具运营商出于自身目的存储的您的相关数据，我们无法干预其存储期限。有关详情，请直接联系会议工具运营商。
1.2 使用中的会议工具 我们使用以下会议工具：
1.2.1 Microsoft Teams
我们使用 Microsoft Teams。提供商是 Microsoft Ireland Operations Limited，地址为 One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland。有关数据处理的详细信息，请参阅 Microsoft Teams 隐私政策：https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement。
1.2.2 数据处理委托协议
我们已与上述提供商签订《数据处理委托协议》。该协议为数据保护法规定的强制性协议，确保提供商仅根据我们的指示并遵循 GDPR 相关要求，处理我们网站访客的个人数据。该公司已通过 “欧盟 – 美国数据隐私框架”（EU-US Data Privacy Framework, DPF）认证。DPF 是欧盟与美国之间的协议，旨在确保美国境内的数据处理符合欧洲数据保护标准。所有通过 DPF 认证的公司均承诺遵守该等数据保护标准。有关详情，可通过以下链接向提供商获取：
https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search/participantdetail?
contact=true&id=a2zt0000000KzNaAAK&status=Active
1.3 录制/转录视频会议
1.3.1 录制视频
我们可对在线会议进行录制。录制目的是在会后向您提供会议回放，并查看会议内容以用于后续跟进工作。我们要求您以输入确认的形式同意录制操作，同时需启动摄像头和麦克风。您可在会议开始时自主决定是否允许进行录制。您的姓名、谈话内容及共享屏幕内容将被处理并存储在录制文件中。相关服务提供商详见1.2.1条款。
数据处理基于您的自愿同意，符合《通用数据保护条例》（GDPR）第6条第1款第1项a目规定。您可通过发送非正式通知，随时撤回同意；撤回同意不影响此前已完成的数据处理行为。视频内容仅用于内部用途。录制文件将一直存储至您撤回同意为止。
1.3.2 转录
我们也可对在线会议进行转录，即把会议中的口语内容转换为书面形式。转录目的是在会后向您提供转录文本，并查看会议内容以用于后续跟进工作。为进行转录，我们要求您以输入确认的形式同意转录操作，同时需启动摄像头和麦克风。相关服务提供商详见1.2.1条款。
数据处理基于您的自愿同意，符合《通用数据保护条例》（GDPR）第6条第1款第1项a目规定。您可通过发送非正式通知，随时撤回同意；撤回同意不影响此前已完成的数据处理行为。
转录文本仅用于内部用途。为用于其他目的（包括但不限于为我们的产品制定使用说明、生成产品相关解答），您的个人数据将进行匿名化处理，确保无法关联到具体个人。录制文件也会以匿名形式用于员工培训。转录文本将一直存储至您撤回同意为止。
Informationspflicht nach Art. 13und Art. 14 DSGVO
Der Schutz Ihrer Daten und die Transparenz über deren Verarbeitung ist uns ein sehr hohes Anliegen.
Deshalb kommen wir unserer Pflicht zur Information über die Umstände Verarbeitung gemäß Art. 13
und Art. 14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hiermit nach.
Aus der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ergeben sich für Sie folgende Rechte:
a. Recht auf Auskunft (siehe Art. 15 DSGVO)
b. Recht auf Berichtigung (siehe Art. 16 DSGVO)
c. Recht auf Löschung (siehe Art. 17 DSGVO)
d. Recht auf Einschränkung der Daten (siehe Art. 18 DSGVO)
e. Widerspruchsrecht (siehe Art. 21 DSGVO)
f. Recht auf Datenübertragbarkeit (siehe Art. 20 DSGVO)
Widerrufsrecht：Wenn die Verarbeitung auf Art.6 DSGVO Absatz 1 Buchstabe a oder Art.DSGVO 9
Absatz 2 Buchstabe a beruht, besteht das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen.
verarbeitete Daten bleiben vom Widerruf unberührt.
Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten：Datenbeschützerin GmbH, Unterer Sand 9, 94209
Regen, E-Mail: [email protected], Tel: 0 99 21 88 22 9000
Es besteht für Sie das Beschwerderecht gegenüber einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Auffassung
sind, dass die Verarbeitung Ihrer personalenbezogenen Daten rechtswidrig erfolgt.
Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Telefon: +49 (0) 711 615541 0
Telefax: +49 (0) 711 615541 15
E-Mail: [email protected]
Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist:
ROPEX Industrie-Elektronik GmbH
Carl-Zeiss-Straße 20-22
74321 Bietigheim-Bissingen
Telefon: +49 (0) 7142 7776 0
E-Mail: [email protected]
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit
anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z.B. Namen, EMail-
Adressen o. Ä.) entscheidet.
Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums –
EWR) findet nur statt, soweit dies zur Ausführung des Dienstleistungsvertrages erforderlich oder Sie
uns Ihre Einwilligung erteilt haben oder dies anderweitig gesetzlich zulässig ist. In diesem Fall
ergreifen wir Maßnahmen, um den Schutz Ihrer Daten sicherzustellen, beispielsweise durch
vertragliche Regelungen. Wir übermitteln ausschließlich an Empfänger, die den Schutz Ihrer Daten
nach den Vorschriften der DSGVO für die Übermittlung an Drittländer (Art. 44 bis 49 DSGVO)
sicherstellen.
1 Datenverarbeitung in IT-Systemen
1.1 Audio- und Videokonferenzen
1.1.1 Datenverarbeitung
Für die Kommunikation mit unseren Kunden setzen wir unter anderen Online-Konferenz-Tools ein. Die
im Einzelnen von uns genutzten Tools sind unten aufgelistet. Wenn Sie mit uns per Video- oder
Audiokonferenz via Internet kommunizieren, werden Ihre personenbezogenen Daten von uns und
dem Anbieter des jeweiligen Konferenz-Tools erfasst und verarbeitet.
Die Konferenz-Tools erfassen dabei alle Daten, die Sie zur Nutzung der Tools bereitstellen/einsetzen
(E-Mail-Adresse und/oder Ihre Telefonnummer). Ferner verarbeiten die Konferenz-Tools die Dauer
der Konferenz, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme an der Konferenz, Anzahl der Teilnehmer und
sonstige „Kontextinformationen“ im Zusammenhang mit dem Kommunikationsvorgang (Metadaten).
Des Weiteren verarbeitet der Anbieter des Tools alle technischen Daten, die zur Abwicklung der
Online-Kommunikation erforderlich sind. Dies umfasst insbesondere IP-Adressen, MAC-Adressen,
Geräte-IDs, Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder
Lautsprecher sowie die Art der Verbindung.
Sofern innerhalb des Tools Inhalte ausgetauscht, hochgeladen oder in sonstiger Weise bereitgestellt
werden, werden diese ebenfalls auf den Servern der Tool-Anbieter gespeichert. Zu solchen Inhalten
zählen insbesondere Cloud-Aufzeichnungen, Chat-/ Sofortnachrichten, Voicemails hochgeladene
Fotos und Videos, Dateien, Whiteboards und andere Informationen, die während der Nutzung des
Dienstes geteilt werden.
Bitte beachten Sie, dass wir nicht vollumfänglich Einfluss auf die Datenverarbeitungsvorgänge der
verwendeten Tools haben. Unsere Möglichkeiten richten sich maßgeblich nach der
Unternehmenspolitik des jeweiligen Anbieters. Weitere Hinweise zur Datenverarbeitung durch die
Konferenztools entnehmen Sie den Datenschutzerklärungen der jeweils eingesetzten Tools, die wir
unter diesem Text aufgeführt haben.
1.1.2 Zweck und Rechtsgrundlagen
Die Konferenz-Tools werden genutzt, um mit angehenden oder bestehenden Vertragspartnern zu
kommunizieren oder bestimmte Leistungen gegenüber unseren Kunden anzubieten (Art. 6 Abs. 1 lit. b
DSGVO). Des Weiteren dient der Einsatz der Tools der allgemeinen Vereinfachung und
Beschleunigung der Kommunikation mit uns bzw. unserem Unternehmen (berechtigtes Interesse im
Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Soweit eine Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt der Einsatz
der betreffenden Tools auf Grundlage dieser Einwilligung; die Einwilligung ist jederzeit mit Wirkung für
die Zukunft widerrufbar.
1.1.3 Speicherdauer
Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren
Systemen gelöscht, sobald Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung
widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt. Gespeicherte Cookies verbleiben auf
Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.
Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Konferenz-Tools zu eigenen Zwecken
gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt
bei den Betreibern der Konferenz-Tools.
1.2 Eingesetzte Konferenz-Tools
Wir setzen folgendes Konferenz-Tool ein：
1.2.1 Microsoft Teams
Wir nutzen Microsoft Teams. Anbieter ist die Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond,
WA 98052-6399, USA. Details zur Datenverarbeitung entnehmen Sie der Datenschutzerklärung von
Microsoft Teams: https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement.
1.2.2 Auftragsverarbeitung
Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit dem oben genannten Anbieter
geschlossen.Hierbei handelt es sich um einen datenschutzrechtlich vorgeschriebenen Vertrag, der
gewährleistet, dass dieser die personenbezogenen Daten unserer Websitebesucher nur nach unseren
Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO verarbeitet.
Das Unternehmen verfügt über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF).
Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung
europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll.
nach dem DPF zertifizerte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten.
Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link:
https://www.dataprivacyframework.gov/list
1.3 Aufzeichnung / Transkribieren von Videokonferenzen
1.3.1 Videoaufzeichnungen
Es besteht die Möglichkeit das Online-Meeting aufzuzeichnen. Dies dient dem Zweck, um Ihnen das
Onlinemeeting im Nachgang zur Verfügung zu stellen und die Inhalte aus dem Meeting für die
Nachbereitung einzusehen. Für die Aufzeichnung benötigen wir Ihre Einwilligung in Form einer
Eingabebestätigung, sowie das Aktivieren der Kamera und des Mikrofons. Sie können zu Beginn des
Meetings entscheiden, ob die Aufzeichnungen erfolgen dürfen oder nicht. In den Aufzeichnungen
werden Ihr Name, der Inhalt des Gesprächs und der geteilten Bildschirminhalte verarbeitet und
gespeichert. Der Anbieter ist unter Nr. 1.2.1 aufgeführt.
Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Der Betroffene kann die Einwilligung jederzeit durch eine formlose Mitteilung widerrufen. Bereits
getätigte Verarbeitungen bleiben vom Widerruf unberührt.
Die Inhalte des Videos verbleiben intern. Die Aufzeichnungen werden bis zu Ihrem Widerruf
gespeichert.
1.3.2 Transkribieren
Es besteht zudem die Möglichkeit das Online-Meeting zu transkribieren. Dabei wird das gesprochene
Wort in schriftliche Form übertragen. Dies dient dem Zweck, um Ihnen das Transkript im Nachgang
zur Verfügung zu stellen und die Inhalte aus dem Meeting für die Nachbereitung einzusehen. Für das
Transkribieren benötigen wir Ihre Einwilligung in Form einer Eingabebestätigung, sowie das Aktivieren
der Kamera und des Mikrofons. Der Anbieter ist unter Nr. 1.2.1 aufgeführt.
Die Verarbeitung der Daten beruht auf einer freiwilligen Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Der Betroffene kann die Einwilligung jederzeit durch eine formlose Mitteilung widerrufen. Bereits
getätigte Verarbeitungen bleiben vom Widerruf unberührt.
Die Inhalte des Transkripts verbleiben intern. Ihre personenbezogenen Daten werden für weitere
Zwecke anonymisiert, sodass kein Personenbezug hergestellt werden kann. Dies umfasst unter
anderem die Erstellung von Anleitungen und generierten Antworten zu unseren Produkten. Ferner
werden die Aufzeichnungen in anonymer Form zu Schulungszwecken unserer Mitarbeiter verwendet.
Die Transkripte werden bis zu Ihrem Widerruf gespeichert.